fbpx

Wat is een virtueel assistent?

Het is een beroep, laat ik daarmee beginnen. Het werd door de Nationale Beroepengids in Nederland zelfs uitgeroepen tot één van de beroepen van de toekomst.

Op hun website lees je volgende verklaring:

“We hebben het hier niet over Siri of een ander softwareprogramma, dit type Virtual Assistent is een echt mens. Deze Virtual Assistent werkt alleen op afstand voor de opdrachtgever en is eigenlijk de secretaresse die alleen via telefoon, chat of mail bereikbaar is. We zien binnen de secretaressefunctie terug dat een manager of ondernemer toch ook een sparringpartner of feedback nodig heeft. Veel Virtual Assistants vervullen tegenwoordig diezelfde rol voor de opdrachtgever. De Virtual Assitant kan de opdrachtgever bijvoorbeeld begeleiden met (online) marketing, communicatie, lanceringen van producten en diensten, stroomlijnen en automatiseren van bedrijfsprocessen, inrichten van online academies, webdesign, finance en nog veel meer. Menig Virtual Assistant is zelf ondernemer en begrijpt zodoende wat de opdrachtgever nodig heeft en tegen aan loopt. “

Een virtueel assistent – afgekort VA – is dus een echt mens, gelukkig maar.

 

Wie doet beroep op een virtueel assistent?

Dat zijn ondernemers, zelfstandigen, éénmanszaken, solo-ondernemers. Welke benaming je ook gebruikt, ze hebben één ding gemeen: ze hebben geen nood aan een parttime of fulltime medewerker. Ze willen hun vrijheid behouden én alleen bepaalde taken uitbesteden.

Een vaste medewerker moet je voorzien van een werkplek, een computer en allerhande faciliteiten. Daar bovenop komen er allerhande wetten en verplichtingen op je af.

Een virtueel assistent is zelf ondernemer en schrijft je voor gepresteerde diensten een factuur uit, die jij gewoon in je boekhouding klasseert. Wel eerst betalen natuurlijk. wink
Geen sociale zekerheid, geen kosten om een medewerker te installeren, geen doorbetaling van loon tijdens vakantie of ziekte, geen papierwinkel.

Sommige ondernemers hebben wel één of meerdere medewerkers, maar willen een specifieke expertise in huis halen. Ze willen geen nummer zijn in een groot bedrijf en kiezen liever voor een gedreven en betrokken professional.

 

Waarom zou je samenwerken met een virtueel assistent?

Veel ondernemers starten vanuit een passie. Vanuit een verlangen naar vrijheid om te doen wat ze graag doen. Eigen baas zijn is superleuk en ze zijn vol goede moed om een succesvol bedrijf uit te bouwen. Ze vliegen erin.

Daar gaat het vaak mis. Zeker aan het begin van het ondernemerschap doen ze alles nog alleen. Daardoor stagneren ze. Ze lopen vast. Ze hebben duizend-en-één dingen te doen. Ze houden zich bezig met allerlei randtaken die er nu eenmaal bijhoren.
Er is geen tijd meer om na te denken over hun aanbod, over nieuwe producten of programma’s.
Er is geen tijd meer om op regelmatige basis actief aan marketing te doen.
Ze hebben het veel te druk.

Zelfstandige ondernemers hebben expertise  in huis om hun klanten van waarde te zijn, om er een inkomen uit te genereren. Tegelijk hebben ze in hun bedrijf zoveel verschillende jobs als ze alles alleen doen. De ontwikkelingen gaan razendsnel vandaag en de mogelijkheden zijn oneindig. Blijf daar maar eens mee mee.

Vandaag is het niet haalbaar om te groeien of een fijn bedrijf te hebben als je van alles zelf op de hoogte wil zijn, als je alles zelf wil doen. Daar verlies je gewoon teveel tijd en energie mee. Ook je humeur en je privé-leven schieten er vaak bij in.

Ondernemen is na een tijd niet meer zo leuk, want ze houden veel te veel ballen in de lucht en krijgen stress. Dat was nu niet de reden waarom ze begonnen zijn.

Als ik ondernemers vertel over een virtueel assistent, trekken ze vaak grote ogen.
Als ik ondernemers vertel dat ze niet hoeven alles alleen te doen, gaat er een belletje rinkelen.
Als ik ze vertel dat er iemand bestaat die betrokken is bij hun bedrijf, die met ze meedenkt en dingen kan realiseren, reageren ze enthousiast en opgelucht.

Zo iemand zouden ze ook wel willen.
Iemand die begrijpt wat er allemaal op hun bord komt, die met hen meedenkt en ideeën aanbrengt. Iemand die schakelt tussen strategie en uitvoering. Iemand met ervaring in waar de ondernemer mee worstelt. Die hen kan helpen met de taken waar ze zelf niet goed in zijn, een hekel aan hebben of tijd aan verliezen.
Ondernemers krijgen weer energie omdat ze zich weer kunnen focussen op wat ze graag doen en goed kunnen.

 

Waar moet je op letten als je met een virtueel assistent gaat samenwerken?

Het is belangrijk dat je in de eerste plaats iemand kiest die de juiste expertise in huis heeft die jij en jouw business nodig hebben.

Het beroep virtueel assistent dekt vele ladingen en de meesten specialiseren zich  in een bepaalde richting. Het is niet meer van deze tijd om van alles een beetje te kennen. Naast de gefactureerde uren spendeert een goede virtueel assistent ook aardig wat tijd aan het bijblijven in haar expertise en aan verder groeien.

Uiteraard is er niks mis mee wanneer je virtueel assistent naast de gespecialiseerde taken ook wat basistaken van je overneemt. We zijn een dienstverlenend ras. wink

Enkele van de mogelijkheden waar je hulp bij kan vinden:

  • klanten en sales support
  • business en project management
  • boekhoudkundige en financiële support
  • sociale media support
  • online marketing support: e-mailmarketing, sociale media advertenties
  • bouwen online academie
  • virtueel event management
  • website support en webbuilding
  • communicatie support

Heeft je toekomstige virtueel assistent de juiste mindset?

Kennis van online tools is zeker belangrijk. Maar het is onmogelijk om alle tools te kennen, om met alle tools bakken ervaring te hebben. Er zijn er gewoon zoveel. En er komen er steeds bij.

Het is dus nog belangrijker dat je VA leergierig is. Gedreven om dingen voor jou uit te zoeken. Begrijpen waar jij als ondernemer naartoe wil. Wat het resultaat van hun acties moet zijn en hoe tools daaraan bijdragen. Actief meedenken, een plan maken om een resultaat te behalen en dan samen aan de slag gaan.
Een virtueel assistent bewaakt de opgestelde strategie, behoudt het overzicht en focus om de doelen te behalen.

Ondernemers willen samenwerken met professionals die initiatief nemen en verantwoordelijkheid tonen. Die meedenken en soms zelfs eens durven ingaan tegen de ondernemer.

 

Moet ik mijn virtueel assistent leuk vinden?

Nee dat moet niet.
Wederzijds respect daarentegen is wel een must.

Een zekere klik tussen ondernemer en virtueel assistent komt de samenwerking wel heel erg ten goede. Die klik kan er op persoonlijk vlak zijn of omdat je als VA een speciale interesse hebt voor de activiteit van de ondernemer. Dat laatste is bijvoorbeeld voor mij persoonlijk van groot belang. Dan voel ik me super-gedreven en gemotiveerd in mijn werk.

Met een virtueel assitent werk je H2H. Human to human. Het heeft even tijd nodig eer je VA zich volledig in je bedrijf en diensten heeft ingewerkt.
Eens dat stadium bereikt, is je VA je beste ambassadeur en ben je samen een ijzersterk team.

 

Wat kost een virtueel assistent?

Prijzen variëren tussen 35 euro en pakweg 100 euro.

Deze factoren zijn van invloed op de prijs:

Is de VA startende of heeft ze jarenlange ervaring?
Blijft de VA investeren om zich verder te ontplooien?
Gaat het over basisvaardigheden of over gespecialiseerde kennis?

Meestal worden diensten per uur afgenomen. Veel virtueel assistenten bieden je korting op het basis uurtarief bij afname van prepaid urenkaarten of een maandelijks urenpakket.

 

Wat heb je geleerd?

Zo, nu je het bestaan kent van een virtueel assistent heb je geen excuus meer.

Aan de slag!
Breng eens in kaart welke taken jij zou kunnen overlaten aan een professional.
Breng eens in kaart welke taken je verwaarloosd hebt waardoor je niet voldoende hebt gewerkt aan je groei.

En dan, hup, op zoek naar een geschikte virtueel assistent die zich kan engageren voor jouw zaak.
Zodat jij wat meer ademruimte krijgt in je bedrijf en in je privé.
Zodat je weer kan focussen op je diensten en klanten.
Zodat je je enthousiaste energie van bij je start opnieuw vindt.

Ik wens je een fantastische samenwerking toe met jouw virtuele assistent.